Doskonalenie zarządazania usługami publicznymi i rozwojem w jednostkach samorządu lokalnego.

Komponenty

Na projekt składają się 4 komponenty:

  • Podstawowe
    (dostępne tylko dla wybranych 45 JST: 25 miast, 12 powiatów i 8 gmin wiejskich):
    • Doskonalenie zarządzania wybranymi usługami poprzez pracę w Grupach Wymiany Doświadczeń (GWD)
    • Wdrożenie systemu monitorowania i ewaluacji strategii rozwoju poprzez pracę w Warsztatach Zarządzania Strategicznego (WZS)
  • Uzupełniające, stanowiące formę upowszechnienia wyników w dwóch pierwszych (dostępne dla wszystkich JST)
    • Przeprowadzenie dwóch edycji Konkursu Samorządowy Lider Zarządzania (SLZ)
    • Stałe prowadzenie, uaktualnianie i udostępnianie Bazy Dobrych Praktyk (BDP).

GWD – Grupy Wymiany Doświadczeń

  • Koncepcja działania GWD związana jest z dwoma pojęciami: benchmarking i benchlearning. Benchmarking polega na dokonywaniu porównań z innymi organizacjami (w tym wypadku powiatami) i wprowadzaniu usprawnień do własnej działalności w oparciu o doświadczenia obserwowane w innych organizacjach. Benchlearning to metoda edukacyjna, w ramach której współpracujące organizacje działają wspólnie w dłuższym okresie porównując uzyskiwane wyniki, metody działania i opracowują plany usprawnień.
  • Praca w grupach obejmie monitoring jakości usług, pomiar i porównanie nakładów i wyników w analizowanych sektorach oraz badanie satysfakcji odbiorców usług, a następnie porównywanie ich z innymi członkami grupy. Wykorzystywana będzie baza danych SAS do porównań kosztów usług w skali kraju i grupy. Przedmiotem porównania będą także formy organizacji dostarczania usług u poszczególnych członków grupy. Przy takim podejściu uczestnicy GWD są w stanie analizować efektywność stosowanych sposobów postępowania w zarządzaniu świadczeniem danej usługi. Produktem pracy każdej jednostki w danej grupie po pierwszym rocznym cyklu będzie plan wdrożenia konkretnych usprawnień. W trakcie drugiego rocznego cyklu następuje kontynuacja wymiany doświadczeń z położeniem nacisku na aspekt wdrażania planów. W latach 2007-2010 blisko 80 powiatów wzięło udział w pracach Grup Wymiany Doświadczeń w ramach projektu norweskiego, realizowanego przez ZPP wspólnie z ZMP i ZWG RP.
  • Każde spotkanie GWD odbywa się w siedzibie jednego z uczestników grupy i jest okazją do prezentacji i omówienia jego praktycznych doświadczeń. Podstawowym celem działania GWD będzie opracowanie przez uczestniczące samorządy własnych planów doskonalenia dostarczania danych usług na podstawie wymienionych wyżej analiz.
  • W przypadku powiatów utworzone zostaną trzy grupy: (A) zarządzanie usługami oświatowymi, (B) zarządzanie drogami powiatowymi, (C) zarządzanie usługami zdrowotnymi.
  • W pracach grupy powinno brać udział z każdego powiatu po trzy osoby uczestniczące w zarządzaniu daną usługą w tej jednostce: jedna osoba z poziomu zarządzania strategicznego (kierownictwo), jedna osoba z poziomu średniego szczebla kierowniczego oraz jedna osoba z poziomu bezpośredniego zarządzania dostarczaniem danej usługi. Taki zestaw osób z jednej strony gwarantuje podjęcie politycznej decyzji wdrażania usprawnień w zarządzaniu usługami oraz ich realną wykonalność, a z drugiej strony integruje cały zespół zarządzający daną usługą na różnych poziomach zarządzania w jednostce.
  • Grupa spotyka się jeden raz na kwartał w siedzibie kolejnego członka grupy, czyli łącznie w ciągu dwu lat trwania projektu grupa odbędzie 8 spotkań. Ważna jest też intensywną praca własna oraz komunikacja pomiędzy członkami grupy. Odpowiada za to moderator grup (praktyk samorządowy). Natomiast wyznaczeni pracownicy biura ZPP zestawiają dane zebrane przez uczestników, dokonują obliczeń wyników badań i opinii mieszkańców, przygotowują materiały na spotkania, ustalają logistykę i odpowiadają za rozliczenia kosztów.
  • Jednym z elementów pracy każdej z grup będzie aspekt zmniejszenia liczby decyzji administracyjnych wydawanych po terminie lub uchylanych przez SKO. W trakcie I cyklu rocznego zorganizowany zostanie specjalny dodatkowe spotkanie grypy poświęcone tylko tej tematyce, aby przygotować zespół do tego zadania oraz uwypuklić znaczenie praktycznej wymiany doświadczeń na ten temat.
  • Projekt pokrywa wszystkie koszty organizacji i przeprowadzenia spotkań, z wyjątkiem kosztów delegacji uczestniczących pracowników z JST (dojazdu oraz noclegu, który będzie zorganizowany po niskich kosztach) i niewielkiego udziału w kosztów wyżywienia gości w czasie pobytu we własnym urzędzie (ew. jeden posiłek – np. robocza kolacja).

WZS – Warsztaty Zarządzania Strategicznego

  • WZS to szkolenia prowadzone przez ekspertów aktywną metodą warsztatową wraz z samodzielną pracą zespołów powiatowych pomiędzy spotkaniami, wraz ze stałym doradztwem ekspertów w drodze komunikacji elektronicznej.
  • WZS obejmą m.in. takie zagadnienia jak: dobór i selekcja wskaźników monitoringu, identyfikacja wartości bazowych do wskaźników i pomiar aktualnych, szczegółowa organizacja procesu monitoringu w odpowiedzi na zaistniałe lokalnie trudności, prowadzenie badań i konsultacji z przedsiębiorcami, konsultacja w procesie pisania wewnętrznych raportów z monitoringu realizacji strategii i programów, itp. Warsztaty doprowadzą do wypracowania profesjonalnego systemu monitorowania i ewaluacji strategii rozwoju i/lub programów sektorowych oraz kluczowych planów wykonawczych.
  • W ciągu 2 lat odbędą się co najmniej 4 warsztaty (a pomiędzy spotkaniami konsultanci projektu będą dostępni do pomocy zespołom w jednostkach, bowiem znacząca część pracy w tym zakresie musi być wykonana samodzielnie między spotkaniami):
    • Konferencja inauguracyjna dot. metodyki pracy (jedno- dwudniowy warsztat doskonalenia umiejętności analizy danych w kontekście całościowego systemu monitoringu); przewidywany termin – koniec czerwca / początek lipca 2011.
    • Przygotowanie materiałów szkoleniowych dla uczestników: (1) nt. zarządzania rozwojem i systemu monitorowania realizacji strategii, (2) nt. metodyki badań ankietowych mieszkańców, organizacji pozarządowych (mapa aktywności NGO) i przedsiębiorców oraz (3) zestawu danych statystycznych (oddzielnie dla każdej JST), reprezentujących rzeczywiste procesy gospodarczo-społeczne zachodzące na terenie danej JST. Dane te będą narzędziem do indywidualnej pracy każdej z JST w warsztatach i muszą być gotowe przed ich rozpoczęciem (czerwiec - wrzesień 2011).
    • Warsztaty strategiczne dla zespołów z JST (cz.1., przewidywany termin, w którym powinny się odbyć warsztaty wszystkich: wrzesień 2011 – styczeń 2012. W oparciu o zebrane dane i badania ankietowe każda JST zidentyfikuje swoje kluczowe problemy i priorytety rozwoju oraz dostosuje do swoich uwarunkowań proponowany system monitorowania realizacji strategii, wraz z zestawem regulacji wewnętrznych. Ponadto po warsztatach będzie możliwość uzyskania odpowiedzi na pytania (tel./email) przy rozwiązywaniu problemów w stosowaniu metodologii i w razie potrzeby odbędą się specjalistyczne szkolenia na miejscu w urzędzie.
    • Warsztaty strategiczne (cz.2., przewidywany termin: luty 2012 – marzec 2013, z naciskiem na drugą część tego okresu). Powiaty dokonają samodzielnej oceny funkcjonowania własnego systemu monitoringu i wypracują propozycje ew. jego korekt. Konferencja końcowa, podsumowanie doświadczeń uczestników, prezentacja najlepszych przykładów wdrożenia zintegrowanego podejścia do monitorowania i ewaluacji strategii/planów przez JST;
  • W efekcie uczestnictwa w dwuletnim cyklu warsztatów każda JST będzie lepiej przygotowana do zarządzania swoim rozwojem poprzez właściwy monitoring i ewaluację strategii rozwoju, a także formalnie wdroży lub udoskonali istniejący system monitoringu, a jeśli trzeba to zaktualizuje swoją strategię rozwoju z wykorzystaniem wyników prac WZS.
  • Jednym z cząstkowych elementów będzie opracowana lub zaktualizowana (jeśli istnieje) „mapa aktywności NGO” na terenie JST, a także będzie wykonane badanie opinii mieszkańców nt. warunków życia, oczekiwań rozwojowych i jakości usług publicznych. Choć to ostatnie musi być wykonane przez JST samodzielnie, ZPP zapewni pomoc w dostosowaniu metodyki badania do lokalnych potrzeb i pomoże w opracowaniu wyników.
  • Ze strony każdego powiatu udział w WZS wezmą co najmniej 4 osoby ze wszystkich poziomów zarządzania rozwojem (członek ścisłego kierownictwa, przedstawiciel średniego szczebla kierowniczego oraz co najmniej 2 osoby współzarządzające tym procesem: jedna na średnim poziomie kierowniczym i jedna na poziomie wykonawczym – w zakresie monitorowania realizacji strategii rozwoju i planów wykonawczych). Skład tych osób musi zapewniać dobrą komunikację z organizacjami pozarządowymi i innymi środowiskami szczególnie przedsiębiorcami, które są interesariuszami w procesie planowania i zarządzania strategicznego daną jednostką samorządu, włączając w to monitorowanie procesów rozwoju. Grupa tych co najmniej 4 osób musi tworzyć trzon wewnętrznego zespołu w danej JST, pracującego nad problematyką aktualizacji strategii i planów operacyjnych/sektorowych do strategii oraz systemem monitoringu.
  • Projekt pokrywa wszystkie koszty organizacji i przeprowadzenia szkoleń, z wyjątkiem kosztów delegacji uczestniczących pracowników z JST (dojazd i oraz noclegu, który będzie zorganizowany po niskich kosztach).

BDP – Bank Danych Lokalnych

  • W ramach zrealizowanego tzw. projektu norweskiego 2007-2010 wnioskodawcy utworzyli Bazę Dobrych Praktyk zarządzania usługami publicznymi i rozwojem instytucjonalnym (www.jst.org.pl). Zawiera ona 280 opisów wzorcowych rozwiązań, notując kilkaset wejść miesięcznie. Kontynuując to zadanie - niezbędne do osiągnięcia celów 1 i 2 niniejszego projektu - do Bazy zostanie wprowadzonych co najmniej 140 dalszych przykładów skutecznego działania JST. Ich źródłem będą wyniki pracy GWD i WZS oraz rozwiązania wyłonione w trakcie edycji konkursu SLZ.

SLZ – Konkurs „Samorządowy Lider Zarządzania”

  • Celem konkursu jest identyfikacja i upowszechnienie wiedzy o wzorcowych rozwiązaniach w zarządzaniu usługami publicznymi oraz pozyskiwania informacji niezbędnych do realizacji monitoringu usług i prowadzenia prac grup GWD (studia przypadku). Podstawy metodologii konkursu opracowano w ramach współpracy wnioskodawców z MSWiA, jako część programu PAOW w 2004 i rozwinięto (2007-2010) w kończącym się w tym roku projekcie ze środków EOG. Najlepsze przykłady są nagradzane, opisane w BDP i promowane w prasie samorządowej. Konkurs ma bardzo dobry odbiór w środowiskach samorządowych
  • Po przygotowaniu w 12/2010 przeprowadzone zostaną dwie edycje "Lidera Zarządzania" (w 2011 – usługi społeczne, w 2012 – usługi techniczne), ze szczególnym uwzględnieniem wymiarów dot. celów projektu: zintegrowane zarządzanie strategiczne, partycypacja społeczna, rozwój zrównoważony – jako jednych z kryteriów oceny.
Związek Powiatów Polskich Związek Miast Polskich Związek Gmin Wiejskich RP
Kapitał Ludzki, Unia Europejska

Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.

Ta strona używa cookie.

Dowiedz się więcej o celu ich używania i zmianie ustawień cookie w przeglądarce.

Korzystając ze strony wyrażasz zgodę na używanie cookie, zgodnie z aktualnymi ustawieniami przeglądarki.

Zamknij